یکی از مهمترین تکنیکها برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، تجزیه و تحلیل شکاف یا گپ است. تجزیه و تحلیل شکاف، یک فرآیند گزارش دهی است که در صنایع مختلف برای بهبود فرآیندها استفاده می‎شود. اگر فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف قوی باشد، در نهایت به مدیران پروژه این توانایی را می‎دهد تا تعیین کنند که آن کسب و کار در چه جایگاهی قرار دارد و در چه جایگاهی می‎خواهد باشد.اگر نمی‎دانید که چگونه این نوع تحلیل را انجام دهید، سه مرحله ساده برای اجرای آن وجود دارد که در ادامه شرح داده شده است. صرف نظر از نوع صنعتی که در آن کار می‎کنید، می‎توانید این راهنمایی ها را در هر رشته‎ای اعمال نموده و اهداف کسب و کارتان را برآورده سازید.

اگر نمی‎دانید که برای تجزیه و تحلیل شکاف، چگونه و از کجا آغاز کنید، باید گفت که بهتر است ابتدا آنچه را که ما “هم اکنون و آینده شما” می‎نامیم، مشخص کنید. یعنی جایی که سازمان شما در حال حاضر در آنجاست و جایگاهی که می‎خواهید به آن دست پیدا کنید.

از شرایط فعلی خود شروع کنید. تجزیه و تحلیل شما می‎تواند شامل اطلاعات کیفی مانند فرآیندها یا متودولوژیهای گروهی باشد. و یا اطلاعات کمی، مانند تعداد تماس‎های فروش در هر هفته. در واقع، فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف، باید همه چیزهایی را که در حال حاضر انجام می‎دهید، ارزیابی کند. در این صورت می‎توانید یک “تصویر بزرگ” از شرایط فعلی خود دریافت کنید.

هنگامیکه یک تصویر بزرگ به دست ‎آوردید، متوجه می‎شوید که تیم یا سازمان شما در حال حاضر چگونه کار می‎کند. شما باید از لحاظ استراتژیک، ایده آل بیاندیشید. کجا می‎خواهید باشید؟ چه اتفاقی لازم است اما رخ نمی‎دهد؟ چه اتفاقی می‎تواند ‎رخ دهد که قبل از آن نبوده یا شاید تغییر کرده است؟ و مهمتر از همه اینکه، چه چیزی باید برای رسیدن به چنان جایگاهی اتفاق بیافتد؟

ممکن است یک تیم بازاریابی استثنایی داشته باشید که تولید محتوای آن، برون سپاری می‎شود؛ در این صورت شاید هدف شما این باشد که این روند خلاقانه را در داخل سازمان ایجاد کنید تا راهبردهای نام تجاریتان، برآورده شود. یا اینکه ممکن است متوجه ‎شوید که نیاز به ایجاد یک تغییر فرهنگی دارید تا بتوانید محصول یا خدمات خود را بیش از پیش با نیازهای مشتریان، مطابقت دهید. آسمان محدود است و باید رویاهای بزرگی داشته باشید!

این بخش از آنالیز اندکی دشوار است. شما باید تعیین کنید که چه شکافی وجود دارد و چگونه این شکافها از رسیدن به هدف جلوگیری می‎کنند. بخش بهتر و مهمتر، دانستن این است که چگونه از مشکلات فراتر روید. باید اهدافی روشن ایجاد کنید که به شما کمک می‎کند تا تغییرات خود را به درستی انجام دهید. برای پیاده سازی تجزیه و تحلیل شکاف، ابزارهایی وجود دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.

یک نکته بسیار مهم در مورد پیاده سازی و اجرای این روش این است که در صورت کامل نبودن اطلاعات مربوط به فرآیند، ارزشی که این شیوه می‎تواند به همراه داشته باشد از دست خواهد رفت.

اطلاعات کامل هر فرآیند شامل اطلاعات مربوط به ورودیها، راهنماها، خروجی‎ها و فعالسازها است. اینها عناصر اساسی هر فرآیند کاری هستند.